Gestión de personal. Nóminas
La empresa y los trabajadores
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El departamento de personal
Cuando una empresa contrata a un trabajador tiene que llevar a cabo una serie de tareas administrativas y laborales. El desarrollo de esas tareas es el origen del área de personal o, en sentido más amplio, de recursos humanos.
Con el crecimiento de las empresas y la aplicación a su gestión de disciplinas como la psicología o la sociología, que dan una importancia preponderante al factor humano, se hace necesario crear una estructura organizativa que gestione convenientemente los recursos humanos de que dispone la empresa, desde la selección de personal hasta la resolución de problemas laborales.
Se puede definir al área de personal o de recursos humanos como la estructura organizativa que se encarga de lo relativo a la organización, gestión administración del personal al servicio de la empresa.
El desarrollo de la política de personal exige una serie de funciones, pero este manual se centrará en las tareas de gestión que son las propias del puesto de trabajo del administrativo de personal.
Las características, la situación y las funciones del departamento de personal dependerán del tamaño y la actividad de la empresa. Así, en las empresas pequeñas o con muy poco trabajadores no suele existir departamento de personal, ya que se contrata el servicio de empresas especializadas, y en las empresas de gran tamaño existen departamentos de recursos muy complejos.
1.1. Los organismos laborales y el departamento de personal
Es necesario, como establece la Constitución Española de 1978, que la Administración Pública desarrolle la política laboral y vele por su cumplimiento. Para ello existen una serie de organismos laborales que se encuadran en el Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Los principios y criterios básicos de la legislación laboral son idénticos en todo el Estado y, por tanto, las competencias del Ministerio de Empleo y Seguridad Social alcanzan con la misma identidad a todo el territorio sin menoscabo de la capacidad de las comunidades autónomas para dictar disposiciones que regulen la materia en su territorio.
Se pueden dividir los organismos laborales según pertenezcan a la administración laboral o a la jurisdicción laboral:
Organismo Funciones
Administración laboral
Ministerio de Empleo y Seguridad Social (control sobre la aplicación de la legislación laboral).		 Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE) o el Servicio Público de Empleo de la comunidad autónoma. - Dirigir los servicios de empleo.
- Ayudar a los trabajadores a encontrar empleo y a las empresas a cubrir puestos de trabajo.
- Formación profesional continuada.
Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). - Realiza la inscripción de empresas y afiliación, altas y bajas de trabajadores.
- Gestión de la cotización.
- Gestión de las prestaciones.
Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social. - Controla el cumplimiento de la normativa en materia de relaciones laborales, prevención de riesgos laborales, seguridad social y empleo.
Jurisdicción laboral
Tribunales judiciales de lo social (tutela jurídica de los derechos laborales de los trabajadores).		 Juzgados de lo social. - Gestión de los conflictos laborales, individuales o colectivos de ámbito provincial y en primera instancia.
Sala de lo social de los tribunales superiores de justicia. - Gestión de los conflitos laborales colectivos de ámbito autonómico.
- Recursos a las sentencias en primera instancia.
Sala de lo social de la Audiencia Nacional. - Gestión de los conflitos laborales colectivos de ámbito superior a la comunidad autónoma.
Sala de lo social del Tribunal Supremo. - Gestiona los conflitos laborales en última instancia.
- Recursos de casación.

Sabía que...

Por DA 7ª de la Ley 27/2011 se autoriza al Gobierno para la creación de la Agencia Estatal de la Administración de la Seguridad Social. Autorización que se encuentra en desarrollo a través del proyecto de racionalización de las administraciones públicas, donde las Entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social tales como: Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), Instituto Social de la Marina (ISM), Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), la Gerencia de Informática de la Seguridad Social y el Servicio jurídico de la Administración de la Seguridad Social, se fusionarán en una única entidad denominada Agencia Estatal de la Administración de la Seguridad Social.

1.2. Registro y archivo de la documentación laboral
En el departamento de personal, como en los demás departamentos de la empresa, se emiten y reciben muchos documentos generados en el desarrollo de las diferentes tareas administrativas.
Por medio del análisis y consulta de esta documentación es posible conocer la situación exacta y puntual de las diferentes gestiones que se llevan a cabo. Por ello y, en determinados casos, también por obligación legal, es imprescindible para el buen funcionamiento del área llevar un registro actualizado de la información y archivar, de forma eficiente, los documentos que la contienen.
Para dejar constancia de la existencia de la información y de los documentos que se manejan, se registran los datos principales en los libros registro.
Los documentos que se han citado solo contienen información general y no personalizada. Sin embargo, la empresa, para tener un sistema de control adecuado a sus objetivos, debe disponer de información ordenada que facilite el control personalizado de cada trabajador. Esta información constituye el expediente del trabajador.
Normalmente, los datos son consignados al inicio de la relación laboral, sin embargo, la información contenida en cada uno de los expedientes debe ser actualizada de forma periódica, incluyendo todas las modificaciones que se hayan ido produciendo con relación a los datos que inicialmente constaban.
DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
Definición Aportados por el trabajador Aportados por la empresa
Conjunto de documentos que consigna una serie de datos del trabajador relativos a determinados aspectos de su desarrollo profesional y que forman el historial de cada uno en su relación con la empresa. - Carta de presentación.
- Currículum vitae.		 - Copia del contrato de trabajo.
- Perfil y categoría del puesto de trabajo que ocupa.
- Resultado de las pruebas de selección.
- Copia de las nóminas.
- Documentos de movilidad, ascensos o traslados.
- Copia de documentos que reflejen posibles incidencias.
En el expediente se incluirá una ficha resumen con los principales datos del trabajador, lo que facilitará una rápida y ágil consulta.
Debe considerarse que en la mayoría de los casos los expedientes del trabajador se realizan a través del ordenador, cumplimentado fichas informáticas creadas con dicha finalidad, sin que, por tanto, haya un soporte físico de los mismos.
A continuación se muestra un modelo.